Disponer de versiones XML JATS de los artículos científicos mejora enormemente su visibilidad, posibilita la generación automática de diversos formatos como Epub, HTML o PDF, la indexación, la preservación, la lectura cómoda tanto en el computador de escritorio, como en dispositivos móviles (ver video de visor de Redalyc), entre otras ventajas[1].

Pero algo que pasa desapercibido es el hecho de que la adopción del XML JATS para las publicaciones científicas permite medir la calidad del contenido, en el sentido de calidad editorial. Si esa calidad editorial es pobre o inexistente, al final, el esquema lo hará evidente[2].

En este artículo haremos una lista de los 5 errores frecuentes que dificultan y ralentizan la creación de versiones XML JATS de los artículos que deben enviarse para su indexación en Redalyc y SciELO:

Falta de información en las afiliaciones de los autores: Esto se refiere a que, dentro de la afiliación de los autores, se señalan varias instituciones o no se suscribe con claridad su institución actual, su rol en ella y el país de la institución, además de incluir como correo electrónico uno personal, mas no el institucional. En el proceso de marcación de SciELO, por ejemplo, la etiqueta [orgname] denota la institución a la cual pertenece el autor. Sin embargo, es frecuente encontrar que la institución de afiliación indicada en el artículo no dice que el autor pertenezca a dicha institución, sino que fue donde realizó o realiza sus estudios de posgrado. Si bien este caso no impide la marcación, sí obliga al encargado de este proceso a tomar una decisión que no le corresponde, a saber, determinar discrecionalmente, con la etiqueta [orgname] dónde se realizó la investigación para poder continuar con la marcación de los otros elementos del artículo. A continuación mostramos dos videos que muestran como se hace el proceso de marcación de esta parte del artículo en Marcalyc y SciELO.

Inexistencia de títulos, resúmenes o palabras clave en un segundo idioma: con estos nos referimos a los artículos que omiten palabras clave (en un idioma aparecen cinco palabras, mientras que en el segundo idioma aparecen solo cuatro) o no se traducen correctamente en los otros idiomas empleados.  En el siguiente ejemplo evidenciamos como se muestra la ausencia de palabras clave, en este caso la palabra “sociedad local” está en el listado de palabras clave en español, pero no en las keywords (Imagen 1).

Imagen 1. Error de concordancia en el número de palabras clave empleadas en un artículo marcado para SciELO. Fuente: Elaboración propia.

Falta de normalización de los apéndices e información de los elementos gráficos empleados en el artículo: Suele encontrarse apéndices, donde no se diferencia con claridad los títulos que lo refieren como apéndice (Anexo 1 y Anexo 2); imágenes, gráficos, mapas o tablas sin la información necesaria requerida para que en el proceso de marcación se identifiquen cada uno de sus elementos o, por el contrario, varias imágenes o gráficos compartiendo de manera incorrecta la misma información en sus pies de foto. En muchos casos, también se identifica pérdida en la continuidad de la nomenclatura según el texto. Por otro lado, encontramos que no se mencionan en el cuerpo del texto las imágenes o gráficos que se incluyen, por ejemplo, se menciona una tabla 3, pero en realidad esa mención correspondería a la tabla número 4. Vea video de cómo se marcan imágenes y tablas en Marcalyc:

Errores y falta de normalización de las referencias: La revista acoge un estilo de referenciación como APA, Chicago o Vancouver o cualquier otro, que se debe mantener en todas las ediciones y exigir a los autores a que la cumplan correctamente. Sin embargo, encontramos muy frecuentemente referencias sin autores, sin la fuente original, sin año de publicación. Estas omisiones son evidenciadas como errores por el esquema DTD del XML JATS.  Otro caso que llama la atención es cuando se debe emplear en la herramienta de marcación una etiqueta como [book] para identificar automáticamente la referencia a un libro, pero con la poca información suministrada se hace difícil asegurar que es del tipo correcto; esto obliga al encargado a buscar la información necesaria para identificar qué tipo de referencia es en realidad y marcar manualmente (Imagen 2).

Imagen 2. Referencia incompleta indentificada en el proceso de marcación de SciELO. Fuente: Elaboración propia.

Mención de referencias, tablas o figuras inexistentes: omisiones por parte de los autores o errores en la edición hacen que dentro del documento se haga referencia a una tabla, figura o cita que no existe en el mismo artículo.  En estos casos las citas no pueden ser enlazadas por el sistema de marcación y tampoco manualmente puesto que dicha cita no cuenta con una referencia bibliográfica que permita el cruce entre ambas.

A partir de nuestra experiencia podemos afirmar que los anteriores errores frecuentes traen las siguientes consecuencias:

1. Pérdida de información que facilitaría la recuperación de la información por parte de los usuarios finales.
2. Falta de interoperabilidad de los archivos en diferentes bases de datos.
3. Pérdida de tiempo por la dificultad de encontrar los errores para poder corregirlos.
4. Aumento en los costos de elaboración de los archivos.
5. Demoras en el envío y publicación en Redalyc o SciELO.
6. Pérdida de la oportunidad para disponer las ediciones a los lectores.

Es importante tener presente que las versiones XML JATS de los artículos que se envíen a Redalyc o a SciELO sean fieles a las ediciones que ya están publicadas. Lo aconsejable es que el proceso de edición en XML JATS sea el inicio, como lo propone Redalyc, que permita la generación de versiones PDF, EPUb y HTML y no al revés como tradicionalmente ocurre (Imagen 3). Pero de cualquier forma, los encargados de la marcación no pueden tener responsabilidades de edición y corrección de los artículos ya publicados. Es responsabilidad de los editores evitar que estos errores a través de un trabajo editorial riguroso de preselección, para que descarte manuscritos de autores que no cumplen con las normas básicas de presentación establecidas por la política editorial; de revisión y corrección de los manuscritos aprobados, apoyado en correctores de estilo profesionales y revisión de pruebas finales para evitar errores que no se identificaron en la primera revisión o se cometieron en el proceso de diagramación, logrando así que se publiquen sus versiones impresas y en línea sin errores y sin generar reprocesos innecesarios que alarguen el proceso editorial.

Imagen 3. Nuevo modelo de publicación ALyC. XML JATS. Fuente:  Redalyc (2016). Modelo de publicación ALyC. XML JATS, p. 5.

Por último, cabe insistir en el aprovechamiento de iniciativas como la de Redalyc  que, de manera gratuita, ofrece capacitación  a editores que quieran conocer la herramienta Marcalyc y encargarse de esta parte importante del proceso de las revistas científicas. En efecto, uno de los beneficios del XML JATS es precisamente que permite a los editores retomar el control del proceso y de los productos editoriales. Y aunque esta tarea puede ser delegada por el editor a otra persona, no puede desentenderse de cómo se lleva a cabo el proceso y qué, de los errores detectados en la marcación, corregir o prevenir en las siguientes ediciones.

Más información sobre el curso de Redalyc en: https://goo.gl/cRdW4T Un manual del ususario de Marcaly puede consultarse en: https://goo.gl/cjPoZg. SciELO México también ha dispuesto una serie de videos tutoriales que puede ver en: https://goo.gl/RPGvQx

Notas al pie

[1] Más detalles sobre las ventajas de XML-JATS pueden consultarse en: Packer, A., Salgado, E., Araujo, J., Aquino, L., Almeida, R., Santos, J., Lucena, S. y Soares, C. (2014) ¿Por qué XML? [online]. SciELO en Perspectiva, 2014. Disponible en: https://blog.scielo.org/es/2014/04/04/porque-xml/ y en el sitio de Redalyc: https://xmljatsredalyc.org/redalyc-3-0/

[2] La adopción de la metodología SciELO anterior, que permitía la marcación de versiones HTML de los artículos, sirvió también para hacer evidentes errores sistemáticos en el incumplimiento de estructuras normalizadas de los artículos, así como también la falta de una edición profesional. El paso del papel al formato digital mostró que muchas revistas tenían poco cuidado en la normalización de los títulos y en el manejo de las referencias.

Referencia

Redalyc (2016). Modelo de publicación ALyC. XML JATS. Redalyc. p. 5. Disponible en: https://blogredalyc.files.wordpress.com/2016/08/redalycnuevomodelopublicacion2016-1.pdf

Andrés Guzman. Profesional de apoyo a las revistas académicas Vicerrectoría de investigación, Universidad de Antioquia. Correo electrónico: gestionrevistasvi@udea.edu.co

Rubén Cáro Sánchez. Encargado de marcación XML JATS para SciELO y Redalyc en Journals & Authors. Correo electrónico: rcaro@jasolutions.com.co