Extraer datos de autores y evaluadores del OJS y reusarlos en la convocatoria de Publindex
Este taller virtual, organizado por Journals & Authors y Unisabana Editorial, ofrece una guía sobre la extracción y gestión de datos dentro de la plataforma Open Journal System (OJS). El objetivo principal es facilitar a los editores la recopilación de información sobre autores y evaluadores para cumplir con los requisitos de la convocatoria de clasificación de Publindex. El taller completo puede verse aquí:
Para cualquier editor, la apertura de una nueva convocatoria de Publindex no es solo un hito profesional, sino el inicio de una agotadora carrera contra el reloj. Las convocatorias con poco tiempo suelen obligar a un proceso manual, estresante y, al mismo tiempo, tedioso y propenso a errores. Los editores deben bucear en correos electrónicos y carpetas para recolectar información de autores y evaluadores. Esta recolección dispendiosa es el gran “dolor de cabeza” de la gestión editorial. Sin embargo, como estrategas, debemos dejar de ver la evaluación de las revistas como una carga administrativa y empezar a verla como una oportunidad tecnológica.
Con la integración entre el Open Journal System (OJS) y Power BI podemos liberarnos de las tareas operativas para desarrollar análisis de alto nivel. En otras palabras, el OJS es más que una vitrina: es una mina de oro de datos. El error más común —y más costoso— es reducir el OJS a una simple vitrina para publicar archivos PDF. Desde una perspectiva estratégica, el OJS debe ser utilizado como una base de datos viva y robusta.
No obstante, aquí hay una “verdad incómoda”: la extracción de datos solo es útil si existe disciplina editorial. Si el equipo gestiona las evaluaciones por fuera de la plataforma (vía correo personal), el OJS y, por ende, el tablero de Power BI será imposible. Es por eso que el flujo editorial completo, desde la recepción hasta la decisión final, es el requisito no negociable para el éxito.
El Editor como guardián de los metadatos
Debemos ser realistas: los autores, con frecuencia, no son “juiciosos” al cargar su información inicial. Títulos provisionales, resúmenes con errores tipográficos o palabras clave mal estructuradas son la norma, no la excepción. Aquí es donde surge el rol del editor como el gran guardián de la calidad de los datos.
Es vital entender que el artículo sufre transformaciones profundas durante la revisión por pares y la corrección de estilo. Por ello, el equipo editorial tiene la responsabilidad de actualizar los metadatos en cada fase del proceso. Si no garantizamos que la información final en el OJS coincida con la versión publicada, estaremos alimentando bases de datos internacionales (como DOAJ) con errores, afectando la visibilidad y el prestigio de la revista.
De la extracción a la estrategia: Tomando decisiones informadas
El verdadero valor de migrar de las celdas de Excel a la inteligencia de datos no es solo cumplir con Publindex, sino liderar con evidencia. Al tener los datos parametrizados, podemos identificar patrones que antes eran invisibles como, por ejemplo, tendencias de participación: ¿Qué países e instituciones están realmente interesados en nuestra línea editorial?; gestión de la endogamia: ¿Estamos diversificando adecuadamente nuestras afiliaciones?; reconocimiento de evaluadores: El análisis de datos nos permite identificar a los revisores más leales y efectivos. Esta es la base para crear estrategias de reconocimiento formal, un movimiento clave para cualquier estratega editorial que busque fidelizar a su comunidad científica.
Estos activos “ya los tenemos en OJS y están ahí para nuestro uso”; solo hace falta la herramienta adecuada para activarlos.
Hacia una edición científica basada en evidencia
Profesionalizar la gestión editorial implica dejar de ser simples “llenadores de formularios” para convertirnos en líderes basados en datos. La transición del rastro digital hacia el conocimiento estratégico es lo que separa a las revistas que simplemente sobreviven de aquellas que marcan la pauta en la comunicación académica internacional. La tecnología no viene a reemplazar nuestro criterio, sino a darnos el tiempo y la claridad necesarios para ejercerlo.
En la próxima convocatoria de Publindex, ¿seguirá siendo un esclavo de las celdas de Excel, o será el estratega que presenta informes de impacto con un solo clic?
Nicolás Mejía Torres , editor de publicaciones académicas de Unisabana Editorial