DOI: 10.25012/blog.30.09.2019

En 2012, Mario Niepel, profesor de la Facultad de Medicina de la Universidad de Harvard, publicó en ResearchGate la siguiente pregunta: Is it acceptable to use a gmail address as contact information for a corresponding author on a publication? (¿Es aceptable usar una dirección de Gmail como información de contacto para un autor corresponsal en una publicación?). La pregunta recibió un sinnúmero de participaciones por parte de investigadores y usuarios de esta red social científica. En este artículo intentaré exponer algunas de las respuestas recibidas, muchas de ellas a favor, otras en contra y muchas otras que proponen alternativas o consejos para usar direcciones de correo electrónico no institucionales –o comerciales– que no solo se limitan a Gmail, sino se mencionan otras como Yahoo, Hotmail (Outlook), etc.

Un correo no institucional es aquel que puede gestionar y usar de manera gratuita por cualquier persona, mientras que los institucionales son aquellos que son asignados a personal administrativo, académico o estudiantes de una universidad, a miembros de una asociación, agencia gubernamental o una compañía (Shen, Rousseau y Wang, 2018). De esta manera, los correos institucionales confirman que el remitente pertenece oficialmente a una entidad formal y reconocible.

El autor corresponsal o de correspondencia (corresponding author) es aquel responsable la presentación del manuscrito a la revista. No necesariamente es el primero de la lista de autores de un artículo, pero sí el responsable de asegurarse de que se cumplan todas las condiciones y requerimientos logísticos y administrativos que define una revista. Puede decirse también que es un representante del resto de autores ante la revista al tener comunicación constante con el editor y mantener informados a los otros autores sobre los resultados del proceso editorial (revisión, edición y publicación). Esto obedece a que tener un único responsable de contacto asegura que el manuscrito pueda progresar rápidamente en el proceso editorial. A pesar de que durante la etapa de envío se pueden registrar los correos del resto de autores de un artículo, es muy frecuente encontrar que las revistas publiquen solamente el correo electrónico del autor corresponsal, por lo que, para los lectores, será la única persona con la que podrán establecer contacto para solicitar alguna información adicional[1].

Esto es precisamente lo que da la importancia a la pregunta de Niepel, pues siempre está la posibilidad de que, con el tiempo el autor, el corresponsal cambie de lugar de trabajo y, en consecuencia, deje de funcionar su cuenta de correo electrónico institucional y los lectores pierdan la oportunidad de establecer contacto con alguno de los autores. Es por ello que, ante la necesidad de mantener este contacto con los lectores a lo largo del tiempo, se quiera optar por el uso de correos comerciales que no están sometidos a las reglas de las instituciones como aquellas que condicionan el uso de una cuenta de correo electrónico sí y solo si se mantiene vigente un contrato laboral o de otro tipo.

Muchos investigadores no ven ningún problema en usar correos no institucionales siempre y cuando funcione y sea consultado constantemente. De hecho, según Shen, Rousseau y Wang (2018), Gmail.com es la dirección de correo electrónico no institucional más utilizada, seguida de Yahoo.com, Hotmail.com y 163.com. Frente a otros que afirman que no es profesional usar este tipo de correos, responden que existen muchos prejuicios sobre Gmail o Yahoo, por su carácter comercial o porque generan cierta desconfianza por parte de los editores en relación con la calidad de los manuscritos. En otras palabras, para muchos investigadores, los editores de revistas convierten el correo institucional en un estándar subjetivo de calidad de los manuscritos que evalúan. También afirman que no existe ningún criterio “científico” sino de “marketing” para exigir el uso de correos institucionales y, por lo tanto, los autores deberían estar en libertad de elegir qué tipo de correo se hace público.

Otras opiniones positivas –aunque discutibles– se resumen de la siguiente manera:

• Los correos no institucionales suelen tener diferentes herramientas gratuitas y una capacidad mayor de almacenamiento que los institucionales, sobre todo en instituciones pequeñas que tienen una infraestructura informática muy limitada. Esto de alguna manera garantiza la recepción de mucha más información y archivos adjuntos de gran tamaño.
• Es la única alternativa que tienen investigadores independientes o aquellos estudiantes de doctorado y postdoctorados que cambian sus instituciones con frecuencia y pierden sus direcciones de correo electrónico institucionales una y otra vez, perdiendo también sus contactos muy fácilmente.
• Obviamente, tener un correo de Gmail o de Yahoo, por ejemplo, asegura la permanencia en el tiempo de la comunicación y, además, –aunque no estaría tan seguro de que esto sea cierto– pueden ser mucho más seguros frente a ataques o robos de información.
• Existe la libertad para elegir cómo sería esa dirección correo, pues algunas instituciones tienen estándares para asignar esas direcciones que, en muchos casos, resultan confusas, difíciles de memorizar o digitar.
• La posibilidad de consultarlo en cualquier momento o lugar, pues muchas veces el correo institucional suele consultarse solo cuando se está en la institución debido a ciertas restricciones técnicas que requieren una conexión segura (vpn).

Pero la razón más fuerte expuesta en el foro de ResearchGate es que para algunos, no siempre es fácil encontrar una dirección de correo electrónico actual y confiable del autor de un artículo que se desea contactar, por ello, la solución es ofrecer una dirección personal (no institucional). No obstante, también se debe aceptar que, algunas veces, una dirección de correo electrónico institucional demuestra la pertenencia institucional o corporativa de un investigador, muestra su actividad actual y representa parte de su reputación. Aspectos importantes para el editor a la hora de tomar una decisión.

Frente a esto, podría pensarse en alternativas como la posibilidad de incluir dos direcciones de correo electrónico para el autor corresponsal en el artículo, lo cual implica que deba asignarse en la diagramación un espacio adecuado para esta información. Pero también es importante que los perfiles de los autores corresponsales (Google Scholar, ORCID, Linkedin, etc.) se mantengan actualizados con el fin de que los lectores puedan localizarlos a través de sus últimas publicaciones. Si esto ocurre no habría ningún problema en usar correos institucionales que, después de cierto -tiempo, pueden quedar inactivos.

Pero lo que han investigado Shen, Rousseau y Wang (2018) resulta muy interesante para esta discusión. Ellos analizaron direcciones de correo electrónico de autores corresponsales de artículos de revistas en WoS publicados durante el período 2008-2012 y concluyeron que el promedio de citas recibidas con correos electrónicos institucionales es mucho mayor que el de los no institucionales.  Además advierten que, para los revisores, una dirección de correo electrónico –institucional o no institucional– podría ser considerada como una representación del prestigio institucional o de la calidad de la publicación. Cabe destacar que esta investigación fue motivada por el uso de correos electrónicos falsos identificados en los procesos de revisión de la revista Tumor Biology de Springer que llevaron a la retractación de unos 107 artículos y a la posterior exigencia por parte de la nueva compañía editora de la revista (SAGE Publishing) a exigir el uso de correos institucionales a los autores corresponsales.

En la práctica, el correo electrónico institucional sigue siendo muy importante para validar fácilmente la pertenencia de los autores a una institución o corporación. Es posible que para algunas revistas, como las de humanidades, no sea tan importante y que sus procesos no solo sean más flexibles, sino que permiten la participación de investigadores independientes –lo cual es muy común–, pero para muchas revistas del área de la salud, por ejemplo, sí es razonable que sea una condición necesaria para poder avanzar en el proceso editorial de manera segura.

Notas

[1] Otras funciones y características del autor corresponsal pueden consultarse en: Cetzal, W. (2014). Responsabilidades e implicaciones del “autor para la correspondencia” (corresponding author) en los artículos científicos. Desde el Herbario CICY, 23, pp. 5-8. Muchas veces, el autor corresponsal es contactado por el editor mucho después de la publicación de su artículo para encomendársele alguna revisión, es por ello que es importante que su cuenta de correo electrónico esté activa. Cfr. Weiss, P. (2012). Who Are Corresponding Authors? ACS Nano, 6(4), pp.  2861–2861. Doi: 10.1021/nn301566x

Referencias

Shen, S., Rousseau, R. y Wang, D. (2018). Do papers with an institutional e-mail address receive more citations than those with a non-institutional one? Scientometrics, 115(2), pp 1039–1050. Doi: 10.1007/s11192-018-2691-0

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Heiner Mercado Percia. Colaborador del blog Journals & Authors, Club de editores. Profesor de la Universidad EAFIT. Editor de la revista Co-herencia de la Escuela de Humanidades.