Los metadatos no son más que “los datos de los datos”, en otras palabras, datos que describen datos. Sirven como descriptores del contenido, facilitan la interoperabilidad a través de la aplicación de estándares y protocolos compartidos con otros sistemas, ofrecen contextos de significado más amplios a los motores de búsqueda facilitando la recuperación eficaz de información que requiere un usuario.

El OJS se compone de varios perfiles de metadatos, algunos los retoma de Dublin Core. Quiero destacar  aquí algunos que deberían ser suministrados por los autores al momento de enviar sus manuscritos, aunque también pueden ser diligenciados por el editor, el editor de sección o el corrector de originales durante el proceso editorial.

Frecuentemente, estos metadatos pasan desapercibidos por desconocimiento o porque los editores no los tienen activos. Estos metadatos tienen que ver con la descripción de las propiedades del recurso o del manuscrito que se envía. Me refiero específicamente a Metadatos de envío como: Cobertura, Idioma, Derechos, Fuente, Materia, Tipo, Disciplina, Palabra(s) clave(s), Agencias de apoyo y Referencias, que aparecen y que pueden ser configurados en la sección Configuración de flujo de trabajo / Envío del Open Journal Systems (ver Imagen).

Imagen. Metadatos de envío de OJS versión 3x.

Pero veamos qué significan cada uno:

• Cobertura (Coverage): tiene que ver con la extensión o ámbito espacial o temporal del contenido del recurso. Aquí se puede incluir la localización espacial (un nombre de lugar o coordenadas geográficas), el período de tiempo (una etiqueta del período, fecha o rango de datos) o jurisdicción (tal como el nombre de una entidad administrativa).
• Idioma (Language): el autor debe indicar la lengua en el que está escrito el texto que envía.
• Derechos (Rights): sirve para indicar los derechos de propiedad intelectual y otros derechos de propiedad.  Típicamente, la información sobre derechos incluye una declaración sobre varios derechos de propiedad asociados con el recurso, incluyendo los derechos de propiedad intelectual.
• Fuente (Source): Allí se puede indicar un recurso relacionado del que se deriva el recurso descrito. El recurso descrito puede derivarse del recurso relacionado en su totalidad o en parte. La mejor práctica recomendada es identificar el recurso relacionado por medio de una cadena que se ajuste a un sistema formal de identificación.
• Materia (Subject): Sirve para indicar el tema del contenido del manuscrito. Puede ser diligenciado con palabras claves, frases clave o códigos de clasificación (ejemplo: JEL, MSC2010 o PACS2010).
• Tipo (Type) Allí se indica la naturaleza o categoría del contenido del manuscrito.

Metadatos como Disciplina y Palabra(s) clave(s), resultan fáciles de comprender a qué se refieren por lo que solo es necesario señalar que pueden ser diligenciados con vocabulario controlado. Los editores deben explicar de manera detallada en la Guía para autores la forma de proceder indicando los tesauros adecuados para orientar a los autores.

Metadatos como Agencias de apoyo y Referencias deberían también ser diligenciados por los autores desde el inicio del proceso de envío y al momento de publicar el manuscrito cuando es aprobado.

Como se puede ver en la Imagen, el OJS ofrece las opciones de Activo, Formulario de envío y Obligatorio. Si se selecciona la primera opción, se hará público el metadato incluido. Con la segunda opción, se dará la posibilidad de que sea el autor el que lo incluya de manera obligatoria o no para seguir con el proceso de envío, dependiendo de si se ha configurado esa opción.

Ahora bien, ¿cuál de todas estas opciones de metadatos se debe escoger para una revista científica? ¿Cuál debe efectivamente diligenciar el autor? Se podría responder que todos, pues todos serían importantes, pero normalmente, los editores solo activan metadatos de Idioma, Palabra(s) clave(s) y en pocos casos, el de Referencias.

Los cierto es que si todos estos metadatos son suministrados por los autores ayudarían a los editores a tomar decisiones rápidas sobre si se deben o no, seguir los manuscritos en el proceso editorial.  Considero muy importante el de Agencias de apoyo y el de Derechos, pues esta información puede evitar posibles problemas por conflictos de interés.

Para algunas revistas en salud, por ejemplo, les vendría bien incluir metadatos como el de Cobertura. Otros como el de Disciplina y Materia podrían ser útiles para revistas multidisciplinares, pues ayudarían al editor a enmarcar temáticamente el manuscrito recibido.

Por otro lado, al ser útiles también para brindar información adicional a los lectores, ya que estos metadatos deben ser visibles. Sin embargo, no todas las plantillas (templates) disponibles del Open Journal Systems logran que se puedan ver todos estos metadatos, por lo que será necesario modificar líneas propias de dichas plantillas.

Recursos

Dublin Core Metadata Initiative. DCMI Metadata Terms. Disponible en: https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dcmi-terms/2012-06-14/?v=elements#subject

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Juan Felipe Vargas. Socio fundador de Journals & Authors. Ingeniero de Sistemas, Especialista en Alta Gerencia. Correo electrónico: juanvargas@jasolutions.com.co