Tercerizar es encomendar a un tercero la realización de una tarea o labor propia. Esto normalmente ocurre, en el contexto de la gestión editorial, cuando un editor o equipo editorial no puede atender algunas responsabilidades que son necesarias para el funcionamiento de su revista. Es por ello que se ven en la necesidad de delegar a una persona externa o empresa la ejecución de ciertas tareas técnicas. Las razones para no poder atender algunas de las tareas propias de la gestión editorial se deben principalmente a la falta de personal y de soporte tecnológico en las instituciones, la falta de tiempo o imposibilidad para atender todas las actividades que implica la gestión o, en algunos casos, a la falta de conocimiento sobre cómo ejecutarlas de la mejor manera. Pero, ¿qué cosas normalmente se acostumbran a tercerizar y qué otras no deberían tercerizarse?

Considero que las tareas técnicas que se pueden encomendar a terceros son:

1. Instalación y actualización del sistema de gestión editorial: Esta no es de ninguna manera una labor de los editores, a menos de que se incluya dentro de los equipos editoriales personal técnico capacitado para instalar, mantener actualizado y en funcionamiento sistemas como Open Journal Systems (OJS). Cabe anotar que también existen sistemas como ScholarOne o PubPub, que no pueden ser instaladas por los editores ni por las instituciones directamente en sus propios servidores, por lo que siempre su uso dependerá de los acuerdos con las empresas que los proveen.
2. Diseño del sitio web: La implementación de una identidad en la interfaz web es una tarea propia de diseñadores gráficos y diseñadores web profesionales. Normalmente los editores, participan solamente en la concepción del diseño, pero no en la implementación.
3. Corrección de estilo, de galeradas y traducción: aunque muchos editores podrían tener habilidades para desarrollar estas tareas o pueden mantener cierto nivel de vigilancia sobre los resultados de los procesos de revisión y traducción, muchos buscan descargarse de esta función para poder concentrarse en otras labores. Otra razón para contratar a un tercero es que para estas tareas es importante tener “ojos limpios” con los cuales se puedan identificar en los textos errores que normalmente pasan desapercibidos cuando estos se convierten en parte del paisaje.
4. Diagramación de los artículos y mejoramiento de gráficos y figuras: en muchas ocasiones las instituciones cuentan con un número reducido de diseñadores y con poco tiempo. Al igual que la corrección de estilo o las traducciones los editores suelen encomendar a otros estas tareas para evitar contratiempos en la publicación de las ediciones.
5. Elaboración de versiones de los artículos en distintos formatos (HTML y XML, etc.): aunque se ha vendido un poco la idea de que los editores o algunos miembros del equipo editorial podrían hacer esta labor luego de recibir capacitaciones o cursos cortos de formación, lo cierto es que lo más frecuente es encontrar editores que solicitan a terceros estos servicios. El poco tiempo para realizar estas labores es una de las razones más frecuentes.
6. Contratación de herramientas como DOI de Crossref: aunque se puede adquirir directamente el DOI  con Crossref, muchas instituciones y editores ven en los proveedores la forma de implementarlo más rápidamente porque se facilita el pago y la gestión adecuada de los códigos. Otros programas como programas, como por ejemplo, los que sirven para identificar plagios (Turnitin o Ithenticate), ciertas instituciones esperan encontrarlo en un tercero.
7. Análisis bibliométricos: aquí no solo se debe buscar una persona capacitada para realizar esta labor, sino que la haga con cierta objetividad y profesionalismo, de tal manera que tenga el tiempo suficiente para analizar varios tipos de métricas y ayude en la interpretación correcta de los resultados.

Tareas administrativas que no se deben tercerizar:

1. Redacción de las políticas editoriales: aunque eventualmente, podría solicitarse alguna asesoría para temas relacionados con propiedad intelectual o la redacción de códigos de ética, etc., lo fundamental de las políticas editoriales deben ser concebidas por el equipo editorial porque solo sus miembros pueden definir la filosofía, los objetivos y los alcances de la revista. Solo los editores saben cómo promover la investigación en el campo especializado asociado a su revista.
2. Búsqueda de revisores para los artículos: una vez los comités editoriales, editores, editores asociados o invitados han preseleccionado los artículos que irán a revisión por pares, se deben sugerir inmediatamente los evaluadores idóneos para esos artículos. No hay por qué delegar esta función si, por ejemplo, se tiene un grupo de revisores asociado a la revista dispuestos a colaborar de este proceso o si el editor dedica parte de su tiempo a buscarlos en bases de datos como Scopus, WoS, SciELO, Redalyc o Google Scholar.
3. Publicación de las ediciones nuevas: si se realiza de manera correcta y completa el proceso de gestión editorial a través de sistemas como OJS, no habría necesidad de buscar a un tercero para que realice esta tarea. Recordemos que sistemas como el OJS sirven para la recepción de los artículos. Allí los autores deberían ser cuidadosos llenando toda la información (nombres de los autores, instituciones, ORCID, información biográfica, etc.) que solicita el sistema y, posteriormente, los editores, pueden hacer los ajustes que resultan luego del proceso de revisión por pares y la corrección de estilo. En el caso de las ediciones antiguas de una revista, sí es necesario en muchas ocasiones contratar personas o empresas que mejoren y normalicen los metadatos de los artículos publicados en el pasado y, en algunos casos, recuperar las ediciones en papel para, posteriormente, digitalizarlas.
4. Delegar la atención y comunicación con autores y revisores: la comunicación con todos los actores del proceso de gestión editorial debe ser oportuna y eficaz. Los editores deben mantenerse enterados del estado en que se encuentran los procesos editoriales y solo ellos podrían dar razón a revisores, autores y demás personas que solicitan información a la revista. Cabe recordar que el OJS, permite hacer este proceso más fácilmente ya que permite conocer en todo momento el estado en se encuentran los artículos y, la nueva versión ha incluido herramientas de comunicación más efectivas.
5. Presentación de la revista en índices y evaluaciones: ningún tercero tiene, en principio, el poder para promover la aceptación de una revista en sistemas de evaluación como Scopus o WoS. Algunas personas engañan a los equipos editoriales prometiendo la inclusión de las revistas en estos índices. Claro está, cabe la posibilidad de contratar a  terceros para que realicen diagnósticos sobre la publicación y presentar informes que posteriormente se implementen para el mejoramiento de los procesos editoriales.

Lo ideal sería que los equipos editoriales de las revistas científicas en Iberoamérica, que en su gran mayoría son editadas desde las universidades, tuvieran un equipo completo que se encargue de todas o la gran mayoría de las tareas propias de la gestión editorial, pero la realidad obliga a que se encomienden a terceros. Es tarea de los editores escoger a personas o empresas idóneas para realizar estas tareas y nunca olvidar su obligación de supervisar de cerca estos procesos con el fin de que se garantice la calidad de las ediciones.

Heiner Mercado Percia. Colaborador del blog Journals & Authors. Profesor de la Universidad EAFIT. Coordinador editorial de la revista Co-herencia de la Escuela de Humanides de la misma universidad. Twitter: @heinermercado

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