Queremos en este artículo destacar y comentar algunos de los cambios que trae la nueva versión de Open Journal Systems  3.4. Esta versión está disponible aquí.

Para empezar, el nuevo OJS cuenta con una relación mas detallada de la Configuración del flujo de trabajo y la Guía para autores. Ahora es posible incluir en campos independientes información más clara y precisa que puede leerse en la página de información a los autores y durante el proceso de envío de manuscritos.

Así pues, en la página dedicada a suministrar información detallada a los autores, más conocida como Guía para autores, se pueden encontrar los siguientes campos:

• Directrices para autores: En este campo el PKP sugiere a los editores que definan como directrices recomendadas información sobre estándares bibliográficos y de formateo junto con ejemplos de estilos de citas (APA, Chicago, etc.) comunes para ser usados en los envíos.
• Lista de comprobación para la preparación de envíos: este espacio debe ser aprovechado por el editor para informar a los autores sobre las diferentes condiciones que debe cumplir el envío. Una vez estén en el proceso de envió se les solicitará a los autores que confirmen que el envío cumple todos los requisitos especificados en este apartado antes de empezar el proceso.
• Aviso de derechos de autor: se dispone aquí información necesaria para que los autores sepan la política de derecho de autor, cesión de derechos, usos, etc. acogida por la revista y que deben aceptar como parte del proceso editorial.

En relación con la información que se muestra durante el proceso de envío de manuscritos se encuentran los siguientes campos:

• Antes de empezar: el editor puede ofrecer en este campo una breve explicación del proceso de envío para que los autores sepan qué esperar.
• Subir archivos: se debe dar una breve explicación sobre qué tipo de archivos deberían compartir los autores junto con el envío. Aquí es importante destacar información suficiente para que el autor tenga presente que puede adjuntar material complementario como archivos con datos, cartas, etc.
• Colaboradores/as: En el paso sobre la información de los colaboradores se les pedirá a los autores que proporcionen una breve explicación sobre qué tipo de información deberían aportar de sí mismos, de los coautores y de cualquier otro colaborador. Aunque aquí aún no hay cambios que tiendan hacia la incorporación de campos específicos para aplicar protocolos de definición de autoría como CRediT, hay una buena noticia en este punto: la diferencia entre autor y traductor ya puede visualizarse para los lectores en la tabla de contenido de las ediciones y en la página de información del artículo. 
• Detalles: En el paso de carga metadatos de los manuscritos se les mostrará a los autores información que permita orientarlos a que proporcionen el título, el resumen, palabras clave y referencias bibliográficas de manera correcta y completa.
• Para los editores/as: en este campo se les guiará a los autores para que envíen información adicional sobre su investigación (información de financiación) o sobre el manuscrito. Es una buena oportunidad para que el editor le solicite a los autores que se presenten, ofrezcan cualquier información que ayude a tomar decisiones, a identificar evaluadores o a justificar su decisión de enviar un manuscrito a la revista como usualmente se definen en las cartas de presentación (ver este modelo).
• Revisar y enviar: En el paso final del asistente de envío se les mostrará a los autores que pueden revisar toda la información del envío diligenciada antes de enviar su trabajo.

También hay cambios en relación con el proceso de toma de decisiones editoriales y la notificación de estas decisiones a los autores.

Cuando se acepta un envío ya no se abre una ventana flotante que hacía perder muchas veces lo que se había escrito si por error se hacía clic por fuera de ella. Ahora es una nueva página, más cercana a una interfaz de correo electrónico, en la que se facilita la escritura del mensaje y la inclusión de otras direcciones de correos electrónicos en los campos CC/BCC de la notificación del autor.

En la parte izquierda se podrá elegir y editar plantillas de mensajes que pueden ser previamente diseñadas mediante la opción de Añadir y editar las plantillas que se encuentra en el módulo Flujo de trabajo. También se se puede insertar otro contenido predefinido y enviar una copia de la notificación a los revisores en una pantalla separada que utiliza una plantilla de correo electrónico específica para los revisores, manteniendo el anonimato de los autores.

Cuando se termina el proceso de revisión por pares, ahora se podrá enviar un correo a los revisores y adjunta a éste cualquier archivo como por ejemplo el certificado o constancia como evaluador.

Se podrá visualizar en la tabla de contenido el DOI de los artículos a través de la activación de un plugin incluido en la versión.  La activación del DOI, sale de los módulos de identificación, y ahora se encuentra en la sección “Ajustes de distribución” en la pestaña DOI.

Aquí se podrá seleccionar la agencia (Crossref o Datacite) a la cual se van a depositar los DOI y, una vez seleccionada dicha agencia se despliega una sección en el menú lateral izquierdo para gestionar todo lo relacionado con este identificador persistente.

Un aspecto relevante en esta nueva versión tiene que ver con las estadísticas. La verdad esto se agradece mucho. Ahora el módulo de estadísticas incluye dos nuevas opciones: la de números y revista.

Se podrá configurar el envío masivo de correos por parte del gestor de la revista. En primera instancia se pueden desactivar roles a los cuales no queremos que les lleguen notificaciones o sobre los cuales no tenemos el permiso adecuado de envío. Desde la sección Usuarios y roles, se podrá hacer el envío de un correo de notificación a los roles que se deseen.

En el caso de que decida hacer esta actualización, nuestra recomendación es que se encargue a un experto e implicar durante todo el proceso al editor o equipos editoriales para que verifiquen tanto el funcionamiento del sistema como la disponibilidad de toda la información editorial de la revista que esta nueva versión invita a que se personalice y se mantenga actualizada. En caso de que requiera asesoría y servicios de actualización no dude en consultarnos.

Más información sobre esta nueva versión de OJS la puede encontrar en la página oficial del PKP

Juan Felipe Vargas. CEO de Journals & Authors. Correo electrónico: info@solutions.com.co