Política de transparencia y ética empresarial

En Journals & Authors reconocemos que la transparencia es fundamental para fortalecer la confianza de nuestros clientes y de la comunidad científica con la que trabajamos. Por ello, nos comprometemos a cumplir las normativas legales vigentes y mantener los más altos estándares de transparencia, integridad y responsabilidad empresarial en todos nuestros procesos y servicios. Igualmente, nos acogemos a todos los lineamientos concernientes a las buenas prácticas de edición contempladas por diferentes organizaciones nacionales (Minciencias) e internacionales (Committee on Publication Ethics – COPE y National Information Standards Organization – NISO) que velan por la ética de la publicación y de la investigación.

Objetivo

Establecer los principios y los lineamientos claros que regulen nuestras prácticas de transparencia y ética, donde se garantice la transparencia y profesionalismo en los procesos editoriales, en la comercialización de los servicios, en la participación en licitaciones públicas y en la gestión administrativa, promoviendo siempre la responsabilidad y la rendición de cuentas.

Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todos los directivos, empleados, proveedores, clientes y terceros que tengan un vínculo o relación con Journals & Authors.

Principios fundamentales

En Journals & Authors, nuestra política de transparencia está fundada en una sólida base de valores corporativos que guían cada aspecto de nuestra labor editorial y de negocio:

• • Transparencia: compartir información clara, veraz y oportuna sobre nuestros procesos editoriales, servicios y gestión administrativa.

• • Integridad: actuar con honestidad y coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.

• • Responsabilidad: cumplir con nuestras obligaciones laborales, legales, fiscales, contractuales y éticas.

• • Confidencialidad: proteger la información sensible y los datos personales conforme a la legislación vigente.

• • Sinceridad: actuamos con integridad plena, asegurando que nuestras relaciones se fundamentan en la confianza y el respeto mutuo.

• • No discriminación y equidad: promover un trato justo y equitativo en todas nuestras relaciones internas y externas.

• • Respeto por la integridad científica y académica: promover buenas prácticas de ética de la publicación y de la investigación e impedir la complicidad de fraudes promovidos o sugeridos por parte de clientes y terceros.

• • Lealtad: toda persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho cometido por parte de otro empleado o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de J&A, de sus clientes, accionistas y directivos.

Compromiso organizacional

Journals & Authors mantiene una política de tolerancia cero frente a cualquier forma de corrupción y fraude y, en consecuencia, rechaza de manera absoluta toda práctica que la promueva o la facilite. En este sentido, se compromete a:

• • Fomentar una cultura ética y de integridad como pilar fundamental, garantizando la identificación, prevención, detección y corrección de posibles actos de corrupción.

• • Exigir un comportamiento intachable a todos sus colaboradores, en coherencia con los principios y valores corporativos.

• • Gestionar de manera estructurada y estratégica los riesgos de corrupción asociados a sus actividades comerciales y a las relaciones con terceros.

• • Atender con diligencia y firmeza las denuncias sobre actos de corrupción, tentativas o presunciones de estos, asegurando el respeto al debido proceso, la confidencialidad, la objetividad y la transparencia en cada investigación.

• • Rechazar cualquier practica de competencia desleal en la que se promuevan a acciones que busquen ventajas indebidas, como difamación, uso indebido de información confidencial, imitación fraudulenta, manipulación de datos o engaño a clientes.

• • Involucrar tanto a colaboradores internos como a terceros en el cumplimiento de la Política de Transparencia y Ética Empresarial, exigiendo que todas sus actuaciones se enmarquen en los principios de ética, transparencia y valores corporativos promovidos por la Compañía.

Los trabajadores, colaboradores y directores de J&A, de manera directa o indirecta, tienen prohibido realizar conductas orientadas a obtener favores o beneficios indebidos por parte de terceros, o a influir de manera impropia en sus procesos regulares de toma de decisiones.

Así mismo, J&A prohíbe a los miembros de la junta directiva, directores, representantes legales, clientes, proveedores, colaboradores y demás partes interesadas ofrecer, prometer, otorgar o autorizar, de forma directa o indirecta, a contrapartes como clientes, proveedores, autoridades, funcionarios públicos, empleados u otros, cualquier tipo de ventaja financiera o de otra naturaleza, o cualquier objeto de valor, con el propósito de inducir acciones u omisiones indebidas orientadas a la obtención o mantenimiento de negocios o ventajas ilícitas o improcedentes.

Definiciones

• • Integridad académica y científica: es el compromiso de actuar con honestidad, confianza, equidad, respeto y responsabilidad en todas las actividades de aprendizaje, investigación, enseñanza y publicación de revistas y libros académicos. Implica no cometer actos deshonestos como el plagio, la falsificación o la manipulación de datos, entre otros. La integridad académica y científica, se enfatiza la honestidad en los procesos de evaluación y estudios, la veracidad y la conducta responsable en la propuesta, realización y reporte de investigaciones.

• • Conflicto de interés: situación en la que los miembros de la Alta Dirección y Junta Directiva, así como empleados y colaboradores deben decidir entre actuar en beneficio de J&A o en provecho propio.

• • Corrupción: conducta deshonesta mediante la cual un empleado, colaborador, director o cualquier tercero utiliza su posición para obtener un beneficio indebido, ya sea para J&A, para sí mismo o para un tercero.

• • Objeto de valor: todo pago en efectivo o en especie susceptible de ser considerado valioso, tales como: viajes, reembolsos de gastos, patrocinios, regalos, donaciones o contribuciones, contratos favorables, oportunidades de inversión, participación en alianzas estratégicas, subcontratos, beneficios tributarios, información privilegiada, promesas de empleo futuro, descuentos, actividades de recreación o entretenimiento, entre otros, independientemente de su cuantía.

• • Soborno: constituye la acción de ofrecer, prometer, solicitar, entregar o aceptar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor en dinero o especie (incluidas atenciones, regalos, servicios u otros beneficios), con el propósito ilícito de obtener o conceder una ventaja indebida para sí, para J&A o para un tercero, o de influir en la adopción, omisión o dilación de una decisión o actuación. Incluye el soborno transnacional, entendido como la conducta mediante la cual una persona jurídica, por intermedio de sus empleados, administradores, asociados o contratistas, propios o de entidades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público o empleado de una entidad privada: (i) sumas de dinero, (ii) bienes o efectos de valor pecuniario, o (iii) cualquier beneficio, ventaja o utilidad, a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retrase actos inherentes a sus funciones en el marco de un negocio o transacción internacional.

• • Tercero: persona natural o jurídica que mantiene relación con la J&A, como colaboradores, proveedores, vinculados económicos, accionistas, clientes, asesores, consultores, arrendatarios, entidades gubernamentales y funcionarios o servidores públicos nacionales y/o extranjeros, entre otros.

Responsabilidades del personal de Journals & Authors frente a esta política

En Journals & Authors, el compromiso con la transparencia y la ética involucra a todos los niveles de la organización, desde la Alta Dirección hasta cada empleado y colaborador. Las responsabilidades y lineamientos de funcionamiento se encuentran en el documento de Reglamento del Comité de Ética.

Alta Dirección y Junta Directiva:

• • Liderar y fomentar una cultura de tolerancia cero frente a actos contrarios a la ética y la transparencia.

• • Aprobar, divulgar y velar por el cumplimiento de esta política.

• • Asegurar la aplicación y la actualización constante de la política.

• • Supervisar la gestión y los reportes relacionados con riesgos éticos y de corrupción.

• • Poner en funcionamiento el organismo encargado de indagar, sancionar o responder a denuncias relacionadas con faltas a esta política.

Dirección de operaciones:

• • Promover el comportamiento ético, íntegro y transparente entre todos los colaboradores y promover la ejecución de controles y mecanismos de prevención de riesgos éticos.

• • Asegurar la divulgación y aplicación constante de la política.

• • Informar a la Junta Directiva sobre incidentes relacionados con incumplimientos éticos.

Todos los empleados y colaboradores:

• • Cumplir y ejecutar todas las obligaciones y controles establecidos para prevenir conductas contrarias a la ética y transparencia.

• • Reportar de manera oportuna cualquier incidente, evento antiético o sospecha de deshonestidad mediante los canales establecidos.

• • Cooperar con las investigaciones y procesos de revisión relacionados con incumplimientos éticos.

• • Mantener una conducta íntegra que fortalezca la reputación y confianza en Journals & Authors.

Terceros vinculados:

• • Mantener en todas sus actuaciones los valores corporativos, la ética y la transparencia alineados con esta política.

• • Cumplir con las disposiciones y compromisos adquiridos en contratos y acuerdos con Journals & Authors.

El incumplimiento de estas responsabilidades puede conllevar sanciones disciplinarias, contractuales o legales según corresponda.

Comité de ética empresarial de J&A

Esta política contempla la creación de un Comité de Ética, que estará encargado de velar por la correcta aplicación de la política, la gestión de los conflictos de interés y la implementación de los correctivos necesarios para garantizar una gestión acorde con los principios aquí definidos.

Lineamientos generales de acción

• • Transparencia en procesos editoriales: mantener procesos claros y justos. Garantizar procesos editoriales de alta calidad cumpliendo estándares éticos.

• • Transparencia en la venta de servicios: presentar información completa y precisa sobre nuestros servicios editoriales, incluyendo precios, condiciones y alcance. Facilitar contratos claros y justos para asegurar la protección de todas las partes. Atender solicitudes, reclamos y quejas de manera oportuna y transparente.

• • Protección de datos y confidencialidad: tratar la información y datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables. Implementar medidas de seguridad para proteger la información de clientes, autores, colaboradores y terceros.

• • Selección y vinculación de personal: J&A cuenta con procedimientos de reclutamiento y selección que aseguran la elección de personal idóneo, ajustado al perfil del cargo requerido. Dichos procesos se realizan con criterios de objetividad, transparencia y no discriminación. En ningún caso se ejercerá presión indebida sobre los candidatos. J&A no mantendrá vínculos con colaboradores ni con personas que hayan sido condenadas por delitos relacionados con corrupción, lavado de activos o financiamiento del terrorismo.

• • Regalos e invitaciones: como política general, queda prohibido a los colaboradores otorgar o prometer, a nombre de J&A o con recursos propios en representación de esta, cualquier objeto de valor a terceros con los que exista relación de negocios. Solo de manera excepcional, la Dirección Comercial podrá solicitar autorización previa a la Gerencia General para otorgar regalos o invitaciones, siempre que correspondan a gastos razonables, legítimos y relacionados con eventos comerciales o publicitarios propios del giro ordinario de los negocios. Está prohibido aceptar, directa o indirectamente, regalos o invitaciones de terceros relacionados con J&A, salvo cuando carezcan de valor significativo, correspondan a prácticas habituales de promoción y no puedan interpretarse como un mecanismo de influencia indebida en la toma de decisiones.

• • Conflictos de interés: los miembros de la Alta Dirección y colaboradores deberán abstenerse de participar en situaciones que los pongan en competencia con J&A, que generen reclamos en contra de la Compañía o que representen el aprovechamiento personal de oportunidades pertenecientes a esta. Entre las situaciones más frecuentes se encuentran: relaciones laborales externas, procesos de contratación, manejo de regalos e invitaciones, entre otras. Dada la complejidad de algunos casos, todos los colaboradores tienen la obligación de informar oportunamente cualquier situación real o potencial de conflicto de interés tan pronto sea identificada y antes de adoptar decisiones.

• • Compras, contratación y procedimientos contables: J&A ha establecido procesos que determinan los requisitos mínimos para iniciar y mantener relaciones comerciales con terceros. Dichos requisitos incluyen condiciones jurídicas, criterios de idoneidad ética, cumplimiento de estándares de calidad y controles internos para la autorización de pagos derivados de la relación comercial.

• • Manejo de clientes: cualquier beneficio ofrecido a clientes deberá otorgarse con total transparencia, evitando prácticas indebidas, abusivas, anticompetitivas o ilegales. Todas las actividades comerciales, especialmente aquellas desarrolladas con entidades públicas, deberán ceñirse a la ética empresarial y a la normatividad aplicable.

• • Donaciones: solo podrán realizarse donaciones o aportes en cumplimiento de los fines expresamente autorizados en una Asamblea de Accionistas.

• • Patrocinios: los patrocinios se realizarán de manera desinteresada, sin expectativa de retorno indebido, salvo los beneficios derivados de actividades legítimas de publicidad o mercadeo. Todo patrocinio deberá contar con aprobación previa de la Gerencia General, siendo el Director de Comunicaciones y Mercadeo responsable de su seguimiento.

• • Programas de responsabilidad social: J&A promueve programas de responsabilidad social orientados a: i) Apoyar formación y el acceso al conocimiento de poblaciones vulnerables en áreas relacionadas con la comunicación científica y la edición académica; ii) Mejorar la calidad de vida de empleados, colaboradores, proveedores y comunidades; iii) Promover la protección del medio ambiente.

• • Contribuciones políticas o públicas: J&A no manifiesta preferencia por partidos u organizaciones políticas, dejando a sus colaboradores la libertad de decisión en este ámbito. Para salvaguardar el buen nombre de J&A y evitar el uso indebido de recursos, queda expresamente prohibido: i) Realizar contribuciones políticas en nombre de J&A con recursos propios del colaborador; ii) Efectuar contribuciones políticas en nombre propio utilizando recursos de J&A

• • Acuerdos conjuntos: en los procesos de constitución de consorcios, uniones temporales u otros acuerdos de cooperación, J&A llevará a cabo una debida diligencia previa con el fin de evaluar los riesgos de corrupción asociados a los potenciales aliados. Igualmente, establecerá medidas que impidan la materialización de cualquier práctica indebida que conlleve a la pérdida de reputación de J&A o realización de delitos.

• • Relaciones con funcionarios públicos: en las interacciones con autoridades o funcionarios públicos, los colaboradores de J&A deberán: i) Actuar con transparencia en la ejecución de contratos; ii) Brindar un trato honesto, íntegro y respetuoso; iii) Abstenerse de generar expectativas de empleo u oportunidades profesionales indebidas.

• • Canal ético: J&A dispone de un canal de denuncias, accesible a través de su página web, para reportar posibles conductas contrarias a esta política. La información recibida será clasificada como confidencial y gestionada por el Comité de ética empresarial. Tanto la denuncia como los resultados de la investigación se divulgarán únicamente a quienes tengan necesidad legítima de conocerlos.

• • Anti-represalias y presunción de buena fe: J&A garantiza la protección de los colaboradores y terceros que, actuando de buena fe, reporten incidentes reales o potenciales de corrupción, faciliten información sobre conductas antiéticas o colaboren en investigaciones, prohibiendo toda forma de represalia en su contra.

Prácticas antiéticas

Se consideran conductas prohibidas, entre otras, las siguientes:

• • Prometer, ofrecer o conceder, directa o indirectamente, a un tercero cualquier beneficio indebido en provecho propio, de otra persona o de J&A.

• • Solicitar o aceptar, directa o indirectamente de un tercero, un beneficio indebido en provecho propio, de otra persona o de J&A.

• • Entregar, prometer o autorizar el pago de un soborno a un tercero, sea del sector público o privado, con el fin de obtener una ventaja ilegítima frente a la competencia.

• • Realizar contribuciones en dinero o en especie a partidos, campañas o causas políticas con el propósito de obtener favores o ventajas indebidas en beneficio de J&A.

• • Desviar recursos destinados a fines sociales o de patrocinio para beneficio personal o para la comisión de actos de corrupción.

• • Favorecer, en el ejercicio de sus funciones, intereses particulares o de terceros en detrimento de los intereses de J&A.

• • Alterar ilícitamente los procedimientos contractuales en procesos de contratación pública o privada y utilizar información confidencial de la competencia para adaptar propuestas comerciales.

• • Manipular de manera indebida los registros, cuentas de ingresos o gastos con el fin de reflejar resultados distintos a la realidad económica de J&A.

• • Realizar u omitir registros contables con el propósito de obtener beneficios personales o de terceros.

Sanciones

El incumplimiento de la presente Política y de las disposiciones que de ellos se deriven dará lugar, según corresponda, a la imposición de sanciones administrativas, laborales o penales, de conformidad con la normativa interna de J&A y con las leyes nacionales e internacionales aplicables.

Actualización de la política

Con el propósito de mantener las mejores prácticas y de establecer mecanismos eficaces para la prevención y sanción de conductas antiéticas, J&A se compromete a realizar, por lo menos una vez al año, una revisión integral de los componentes de la presente Política, del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, de sus lineamientos asociados, así como del monitoreo de los riesgos identificados y de la efectividad de los controles implementados en los diferentes procesos.

Obligación de denuncia y canales de atención de quejas

Los administradores, contratistas, empleados y demás partes interesadas de J&A que tengan conocimiento de actos de corrupción, soborno o cualquiera de sus modalidades, estarán obligados a denunciarlos a través del correo electrónico info@jasolutions.com.co

Documento actualizado y aprobado el 30 de agosto de 2025.